Як підвищити ефективність



Важливо не просто багато працювати, але ще і робити це ефективно. Є безліч методик, що дозволяють поліпшити якість праці. Але люди зазвичай настільки завантажені своїми справами, що не користуються такими правилами. У нас банально не вистачає часу на оптимізацію своєї роботи.

Правду сказати, впровадження дійсно корисних навичок може зайняти кілька місяців. Для перемоги над лінню доведеться попрацювати і над собою. Тим же, кому не вистачає сили волі і потрібна підтримка ззовні, допоможуть наші поради. З їх допомогою можна швидко покращити ефективність своєї праці.


Як підвищити ефективність

Намічати по три головні завдання на день, тиждень і місяць.

Свою тиждень варто починати з питання, які б речі до п’ятниці ви хотіли побачити виконаними. Це може бути готова презентація, подолана бігом дистанція, похід з дитиною в цирк. І на початку кожного дня варто формулювати таке ж питання. Найкраще, якщо денні мети будуть коррелироваться з тижневими. У п’ятницю треба проаналізувати все зроблене за тиждень, подумати, як йшли справи в різних сферах. Так можна буде виділити три найбільш успішних напрямки і ще три проблемні. Наступного понеділка, складаючи тижневий план, це варто вже враховувати. Аналогічний підхід знадобиться і при плануванні свого місяці і роки. Так можна буде зосередитися на цілі, а не на шляхах до неї. Планування зробить підхід до справи гнучким, при цьому постійно в полі зору будуть пріоритети.

Визуализировать плани.

Для багатьох робота з довгостроковими планами обмежується занесенням їх в таблицю в Excel. Але плани можна не тільки записувати, але ще і малювати, при цьому не обов’язково на папері. Полотном цілком може виступити наша уява. Цей феномен пояснити непросто, але про нього написано сотні книг. Вважається, що наш мозок не може відокремити реальне подія від передбачуваного. Якщо періодично думати про бажане (нова посада, подорож, дорога покупка), то підсвідомо сформується бажання це зробити. І після запуску такого процесу мозок сам починає активно придумувати шляхи вирішення. Треба починати кожен свій день з яскравою візуалізації чогось хорошого. Не варто забувати і про глобальні плани. Мало думати про мету побудувати свій будинок, треба ще й заздалегідь представляти його в деталях. Так все трапиться набагато швидше.

Перестати розгойдуватися.

Наш робочий день починається з того, що на комп’ютері ми читаємо новини, стрічку друзів у соціальній мережі, випиваємо чашку чаю або кави, балакаємо з колегами. Розгойдуватися можна до обіду, після чого ефективність роботи неминуче починає знижуватися. А під час відпустки все відбувається рівно навпаки. Якийсь час люди продовжують за інерцією повертатися до справ, перевіряти пошту, кудись дзвонити. Повноцінно розслабитися так само складно, як і почати працювати. Варто сформувати у себе умовний рефлекс, діючи за методом знаменитого професора Павлова. Між певним унікальним дією і початком активної роботи треба створити асоціативний зв’язок. Нехай буде якась подія, пов’язане виключно з початком роботи і нічим іншим. На цю роль чашка кави не підходить, ми все ж випиваємо цей напій частіше ніж один раз на день і не тільки вранці. Добре підходить на цю роль якась мелодія, яку можна прослуховувати в навушниках перед приходом в офіс. Мозок вже зрозумів, що після того, як музика отзвучіт, треба починати інтенсивно працювати. Реагуючи на сигнал, розум налаштовує нас на робочий ритм.

Медитировать.

Важливо не тільки швидко втягуватися в роботу, а й вміти швидко відключатися від неї. Можна навіть в середині робочого дня зуміти відпочити за 20 хвилин. А допоможе в цьому медитація. До цього інструменту багато хто не наважується вдаватися, вважаючи це складною східній практикою. Хіба є для неї місце в житті звичайних людей, та ще на роботі? В реальності все не так погано. Програма Headspace допоможе освоїти медитацію всього за місяць за умови щоденної практики. Незабаром розслаблятися можна буде де завгодно: в машині, на лавці в парку, в офісі.Всього 15-20 хвилин потрібно на відновлення своїх сил. Це допоможе надати робочому дню «друге дихання». Медитація допоможе сконцентруватися, швидше увійти в курс справи. Так підвищиться якість роботи. Лікарі кажуть, що за допомогою медитації можна позбутися від стресу, покращити сон і настрій. Якщо мислити більш глибокими категоріями, то така практика допоможе привести думки в відповідність з реальністю.

Як підвищити ефективність

З’їдати щодня по одній «жабі».

Не варто лякатися, мова йде не про жахливий кулінарному досвіді. «Жабами» в методиках по ефективності називають список найменш улюблених справ. Наприклад, ніхто не любить звітувати перед начальником, прибирати вдома, мити посуд. Завжди є такі завдання, які доводиться вирішувати проти своєї волі. Їх і називають «жабами». Зазвичай ми відкладаємо ці справи «на потім». У підсумку нам починає дзвонити начальник з терміновим вимогою звіту. І тут вже не до продуктивного підходу. Є тільки один спосіб боротьби з «жабами» і зниження негативу від необхідності робити це. Треба на початку кожного робочого дня з’їдати по одній «жабі». Поступово це увійде в звичку, підуть муки, пов’язані з необхідністю виконувати неприємну роботу. Та й сама вона швидко буде зроблена, вивільнивши час для більш комфортних занять.

Відключати подразники.

З кожним з нас бувала ситуація, коли через читання пошти або повідомлень в мобільному телефоні ми пропускали важливі думки. Буває і так, що при роботі над важливим завданням, раптом надходить телефонний дзвінок і відбувається перемикання на щось зовсім інше. Але чи було це дійсно важливим, вимагаючи нашої негайної реакції? Мозок дійсно потрібно часом тренувати, перемикаючи його з одного завдання на інше. Але це потрібно не завжди. Найчастіше просто не вдається правильно організовувати наш робочий процес, концентруючись на важливому. Ми постійно на щось відволікаємося. Підвищити продуктивність можна, якщо встановити собі просте правило: відразу після отримання не відповідати на е-мейли, повідомлення в месенджері, телефонні дзвінки. Треба навчити себе ігнорувати їх. Нетермінові дзвінки і справи можна відкласти на потім, в спеціальну папку. І один-два рази на день її розбирати. Якщо ж робота пов’язана з такими повідомленнями, то можна робити це і частіше, до чотирьох разів на день. Треба налаштувати свою пошту і телефон так, щоб проходили дійсно важливі дзвінки та повідомлення. Будь-якому, яка не є співробітником колл-центру, вдасться за допомогою такого підходу поліпшити якість своєї роботи.

Концентруватися на «помідорах».

Методика під назвою «Pomodoro» дозволяє сконцентруватися і управляти своїм часом. Кажуть, що назва їй дала форма таймера, яким користувався автор. Суть методики проста: після 25 хвилин роботи треба давати собі 3-5 хвилин на відпочинок. Кожен четвертий інтервал роботи повинен змінюватися паузою в 15-30 хвилин. За допомогою такої техніки можна сконцентруватися на вирішенні певного завдання, вирішивши її набагато швидше і без перевантаження внутрішніх сил. Треба спершу скласти список головних завдань на день, тих самих «помідорів», а потім в кожний інтервал часу працювати над одним з них, неодмінно відпочиваючи. Такий підхід відмінно підійде тим, у кого завдання не дуже великі. Це можуть бути програмісти, які працюють над блоками, або бухгалтера, що становлять звіти. Можна групувати дрібні завдання в один блок, наприклад, відповідати на всі накопичені короткі поштові повідомлення. Важливо правильно розуміти, що являє собою той самий відпочинок. Він повинен принципово відрізнятися від роботи. Якщо людина сидить за комп’ютером, то паузу не можна витрачати на соціальні мережі або гри. Треба встати і зайнятися чимось іншим – прогулятися, зателефонувати рідним, зробити зарядку. Вже після цього можна приступати до чергового «помідору».

Працювати зі «списком єдинорога».

Є популярна методика запам’ятовування інформації, завдяки якій в голові можна утримати все необхідне, вчасно згадуючи, що треба.Спочатку треба скласти пару-трійку базових списків з десяти-двадцяти пунктів кожен. «Список Єдинорога» отримав свою назву, завдяки першому пункту, який і необхідно запам’ятати. Кожен наступний елемент списку пов’язаний з певним числом від 1 до 10. Єдиноріг – одиниця, один ріг. Далі слід розетка з двома дірками, триколісний велосипед і так далі. Другий список можна побудувати, використовуючи різні частини тіла, розглядаючи їх зверху вниз. Визначившись зі списками, треба взяти необхідний обсяг інформації, розбити на частини і кожен шматок проасоціювати з відповідним елементом в списку, обов’язково додавши візуалізацію. Такий підхід зручний в ході підготовки до виступу. Кожна теза можна пов’язати з певним об’єктом у списку єдинорога. Доведено, що зорові зразки мозок запам’ятовує краще, ніж слова. Так вдасться краще зберегти інформацію.

Використовувати B-Alert.

Йдеться про ще однієї простої і ефективної системи підвищення особистої ефективності. У цій абревіатурі кожна буква позначає певну дію, яке треба виконувати щодня. B (lueprint) – план, що припускає фіксацію ввечері того, що треба буде зробити в наступний день. A (ction) – дії, які треба послідовно виконувати. L (earning) – навчання. Хоча б один раз в день треба дізнаватися для себе щось нове. Це може бути цікава стаття, прослухана аудіокнига, переглянуте відео. При цьому не треба витрачати час на тривалі багатогодинні лекції. Розвиватися можна, перебуваючи у вагоні метро, ​​стоячи в пробці. E (xercise) – вправи. Йдеться про будь-яких фізичних навантаженнях. Це може бути або зарядка з ранку, або заняття в спортзалі. R (est) або R (elax) – відпочинок на протязі дня. Треба залишати собі час на прогулянки, медитації або просто розслаблення в паузи від роботи. T (hinking) – осмислення результатів дня. На цьому етапі треба також візуалізувати майбутнє, будувати довгострокові плани. У цю систему можна додавати і інші літери, що означають те, що важливо вас. Це може бути L (aughing) – сміх або G (ratitude) – почуття вдячності.

Як підвищити ефективність

Аналіз минулого дня.

Після закінчення будь-якого робочого дня треба виділяти 5-10 хвилин свого часу на аналіз всього зробленого. Варто оцінити і то задумане, на що не вистачило часу. Потрібно підвести підсумки, наскільки добре вийшла робота. Часом здається, що пріоритети розставлені правильно і завдання вирішуються, але чомусь частина справ залишається недоторканими. Найближчим же розгляд покаже, що причина криється не в неправильному досягненні цілей, а в сторонніх обставин. Це може бути терміновий дзвінок начальника і перемикання на іншу роботу. Очевидно, що форс-мажор в плані передбачено ні, в майбутньому варто враховувати це. Іншими словами, в кінці дня треба тверезо подумати про те, чи правильно були спрямовані зусилля, чи правильно було все сплановано і оптимально чи вирішувалися завдання. Необхідно відзначати, якщо все дійсно було зроблено добре, хвалячи себе за це. Але і забувати про оптимізацію можна – завжди є, що покращувати.



Add a Comment